Privacybeleid

Vision Digital, AI-CRM voor bedrijven (WhatsApp Business en andere berichtenkanalen van Meta)

Laatst bijgewerkt: 11 november 2026

1. Wie zijn wij

Vision Digital bouwt en beheert een AI-CRM voor bedrijven. Met dit systeem ontvangen en beantwoorden bedrijven berichten van hun klanten, bijvoorbeeld via de WhatsApp Business Platform van Meta, en volgen ze aanvragen op. Dit privacybeleid legt uit hoe wij met persoonsgegevens omgaan in dat systeem en op deze website.

Vision Digital
KvK-nummer: 71913823
Vestigingsadres: Burgemeester Brokxlaan 1754, 5041 SH Tilburg
E-mail: info@vision-digital.nl

2. Onze rol

Er zijn twee groepen mensen van wie we gegevens verwerken:

Eindklanten en leads van een bedrijf dat ons AI-CRM gebruikt. Zij sturen bijvoorbeeld een WhatsApp-bericht naar dat bedrijf. Het bedrijf (onze klant) bepaalt waarom en hoe die gegevens worden gebruikt en is de verwerkingsverantwoordelijke. Vision Digital is voor deze gegevens verwerker en handelt op instructie van het bedrijf, op basis van een verwerkersovereenkomst.
Onze klanten zelf (de bedrijven die het AI-CRM gebruiken) en bezoekers van deze website. Voor hun gegevens is Vision Digital zelf verwerkingsverantwoordelijke.

Wilt u weten wat een bedrijf met uw berichten doet, of wilt u uw rechten uitoefenen over berichten die u aan een bedrijf stuurde? Neem dan ook contact op met dat bedrijf. Wij helpen het bedrijf daarbij.

3. Welke gegevens verwerken wij

Via de Meta-API's (WhatsApp Business Platform / Cloud API) en het AI-CRM verwerken wij, afhankelijk van het gebruik:

Van eindklanten en leads:

Telefoonnummer en WhatsApp-profielnaam
Inhoud van berichten (tekst en door de afzender meegestuurde bijlagen zoals foto's) en tijdstip van verzending, ontvangst en lezen
Gegevens die de afzender zelf deelt in het gesprek, zoals naam, e-mailadres, autotype of andere informatie over de aanvraag
Status van de aanvraag in het CRM (bijvoorbeeld nieuw, in behandeling, afgerond) en notities van het bedrijf

Van klanten (bedrijven) en hun medewerkers:

Bedrijfsnaam, contactpersoon, e-mailadres en telefoonnummer
Inloggegevens voor het CRM (gebruikersnaam en een versleutelde sessie, geen wachtwoord in leesbare vorm)
Gegevens van het gekoppelde WhatsApp Business-account (zoals het telefoonnummer en het account-ID) en de instellingen en teksten die het bedrijf invoert als context voor de AI

Van bezoekers van deze website: technische gegevens en gebruiksgegevens via cookies, zie het onderdeel Cookies.

Wij vragen niet om bijzondere persoonsgegevens. Als een afzender die toch zelf deelt in een bericht, gebruiken wij die alleen voor het beantwoorden van dat bericht.

4. Doelen en grondslagen

Doel	Grondslag
Berichten ontvangen, tonen in het CRM en beantwoorden namens het bedrijf	Uitvoering van de overeenkomst met onze klant; voor eindklanten het gerechtvaardigd belang van het bedrijf om een zelf gestarte aanvraag te beantwoorden
Een AI-assistent een antwoord laten voorstellen of opstellen, en aanvragen opvolgen	Gerechtvaardigd belang van het bedrijf en van Vision Digital om aanvragen snel en correct af te handelen
Het CRM leveren, beveiligen, beheren en verbeteren, en klanten ondersteunen	Uitvoering van de overeenkomst en ons gerechtvaardigd belang bij een veilig en stabiel systeem
Voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals de fiscale bewaarplicht	Wettelijke verplichting
Analyse van het websitebezoek	Toestemming, waar die vereist is

Wij gebruiken uw gegevens niet voor reclame, verkopen ze niet en gebruiken berichten van eindklanten niet om eigen AI-modellen te trainen. Gegevens die wij via de Meta-API's ontvangen, gebruiken wij alleen om de dienst aan het bedrijf te leveren, niet voor andere doelen.

Waar een bedrijf een AI-assistent laat antwoorden, kunnen de berichten automatisch worden beantwoord. Het bedrijf kan dit instellen als concept dat eerst door een medewerker wordt gecontroleerd. Er worden geen besluiten met rechtsgevolgen volledig automatisch genomen.

5. Meta: WhatsApp, Messenger en Instagram

Ons AI-CRM maakt gebruik van de WhatsApp Business Platform (Cloud API) van Meta Platforms Ireland Limited en Meta Platforms, Inc. Daarmee worden berichten tussen een bedrijf en zijn klanten ontvangen en verstuurd.

Wat wij via Meta ontvangen: de berichten die klanten naar het WhatsApp Business-nummer van het bedrijf sturen, met telefoonnummer, profielnaam, tijdstip en status (verzonden, afgeleverd, gelezen).
Wat wij via Meta versturen: antwoorden en opvolgberichten van het bedrijf aan klanten die zelf contact hebben opgenomen, binnen de regels en berichtsjablonen van WhatsApp.
Messenger en Instagram-berichten: deze kanalen zijn alleen van toepassing als een bedrijf ze koppelt aan het AI-CRM. Dan gelden dezelfde doelen, bewaartermijnen en rechten als in dit beleid, voor dat kanaal.
Machtigingen: wij vragen alleen de toegang die nodig is om berichten te ontvangen en te versturen en het account te beheren. Wij gebruiken de gegevens niet voor andere doelen en geven ze niet door aan makelaars van gegevens of adverteerders.
Meta verwerkt gegevens ook zelf, als eigen verwerkingsverantwoordelijke voor WhatsApp. Lees daarvoor het privacybeleid van WhatsApp en Meta.

Links: https://www.whatsapp.com/legal/privacy-policy-eea en https://www.facebook.com/privacy/policy

6. Delen met derden en subverwerkers

Wij verkopen geen persoonsgegevens. Wij delen gegevens alleen met partijen die we nodig hebben om de dienst te leveren (subverwerkers):

Meta Platforms Ireland Limited en Meta Platforms, Inc.: berichten ontvangen en versturen via de WhatsApp Business Platform
OpenAI: het opstellen van AI-antwoorden. Berichttekst wordt via de API naar OpenAI gestuurd. Volgens OpenAI worden API-gegevens niet gebruikt om modellen te trainen.
Supabase: opslag van CRM-gegevens in een beveiligde PostgreSQL-database
Vercel: hosting van het CRM en deze website

Wij leggen met subverwerkers afspraken vast over de bescherming van gegevens. Daarnaast kunnen wij gegevens delen met een toezichthouder of opsporingsinstantie als de wet ons daartoe verplicht.

7. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Sommige van bovenstaande partijen, zoals Meta, OpenAI en Vercel, kunnen gegevens verwerken in de Verenigde Staten. Wij gaan alleen met partijen in zee die passende waarborgen bieden, zoals standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie of een aansluiting bij het EU-VS Data Privacy Framework.

8. Bewaartermijnen

Berichten en leadgegevens in het CRM: zolang het bedrijf het CRM gebruikt, of korter als het bedrijf dat instelt of vraagt.
Na het einde van de overeenkomst met het bedrijf: wij verwijderen de gegevens binnen 30 dagen of geven ze terug, tenzij de wet een langere bewaartermijn eist.
Verwijderverzoeken van een betrokkene: afgehandeld binnen 30 dagen, zie onderdeel Gegevens verwijderen.
Back-ups: gegevens verdwijnen uit back-ups bij de reguliere vervanging van die back-ups.
Facturen en administratie van onze klanten: 7 jaar, op grond van de fiscale bewaarplicht.

9. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen:

Versleutelde verbindingen (HTTPS) tussen uw apparaat, het CRM en onze leveranciers
Toegang tot het CRM alleen na inloggen, met een beveiligde sessiecookie (httpOnly) en afgeschermde API-routes
Geheimen en sleutels staan in beveiligde omgevingsvariabelen en niet in de broncode
Databescherming bij onze subverwerkers, zoals de versleuteling van opgeslagen gegevens

Merkt u een beveiligingsprobleem of een datalek op? Meld dat direct via info@vision-digital.nl. Bij een datalek met risico voor betrokkenen melden wij dat binnen 72 uur aan de Autoriteit Persoonsgegevens en, waar nodig, aan de betrokkenen en onze klant.

10. Uw rechten

Op grond van de AVG (GDPR) heeft u het recht op:

inzage in uw gegevens
correctie van onjuiste gegevens
verwijdering van uw gegevens
beperking van de verwerking
bezwaar tegen de verwerking
overdraagbaarheid van uw gegevens
intrekking van toestemming, als de verwerking op toestemming berust

U kunt uw verzoek mailen naar info@vision-digital.nl. Wij reageren binnen 30 dagen. Om misbruik te voorkomen kunnen wij vragen om u te identificeren. Bij berichten die u aan een bedrijf stuurde, kan het nodig zijn dat wij uw verzoek doorgeven aan dat bedrijf, omdat dat bedrijf verwerkingsverantwoordelijke is. Bent u het niet eens met hoe wij met uw gegevens omgaan? U kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl

11. Gegevens verwijderen (Data deletion)

U kunt op elk moment vragen om verwijdering van uw gegevens in ons AI-CRM, bijvoorbeeld uw WhatsApp-nummer en de berichten die u stuurde.

Zo vraagt u verwijdering aan:

Stuur een e-mail naar info@vision-digital.nl met als onderwerp "Gegevens verwijderen".
Vermeld het telefoonnummer (of het Messenger- of Instagram-account) waarmee u berichten stuurde, en de naam van het bedrijf waaraan u schreef, als u die weet.
Wij sturen u een bevestiging en kunnen vragen om uw identiteit te bevestigen, bijvoorbeeld door een code of bericht vanaf het nummer waarmee u schreef. Zo voorkomen we dat iemand anders uw gegevens laat verwijderen.

Dit gebeurt daarna:

Wij verwijderen uw telefoonnummer, profielnaam, berichten, bijlagen en notities uit het CRM en uit de context van de AI, of maken ze onherkenbaar.
Wij leggen het verzoek ook vast bij het bedrijf dat uw berichten ontving, zodat gegevens daar niet opnieuw worden aangemaakt.
Wij doen dit uiterlijk binnen 30 dagen na uw verzoek en sturen u een bevestiging als het klaar is.
Gegevens in back-ups worden verwijderd bij de reguliere vervanging van die back-ups.
Gegevens die wij volgens de wet moeten bewaren, bewaren wij beperkt tot het wettelijk noodzakelijke en wij vertellen u welke dat zijn.
Berichten die al in uw eigen WhatsApp-app staan, of bij Meta zelf, verwijdert u zelf in de app of via Meta. Wij kunnen die niet verwijderen.

Bedrijven die het AI-CRM gebruiken en hun account met alle gegevens willen laten verwijderen, mailen ons op hetzelfde adres met als onderwerp "Account verwijderen".

Deze pagina met deze instructies is bereikbaar op https://vision-digital.nl/privacy#gegevens-verwijderen

12. Cookies

Het AI-CRM gebruikt alleen functionele cookies, zoals een beveiligde sessiecookie om u ingelogd te houden. Wij gebruiken daar geen tracking- of advertentiecookies.
Op deze website gebruiken wij Google Analytics om het websitebezoek te meten, en de chatwidget van Crisp om vragen van bezoekers te beantwoorden. Deze diensten kunnen cookies plaatsen of vergelijkbare technieken gebruiken. U kunt cookies uitschakelen of verwijderen in uw browserinstellingen.

13. Wijzigingen

Wij kunnen dit privacybeleid aanpassen. De meest recente versie staat altijd op deze pagina, met de datum van de laatste wijziging bovenaan. Bij belangrijke wijzigingen informeren wij onze klanten.

14. Contact

Vision Digital, KvK-nummer 71913823, Burgemeester Brokxlaan 1754, 5041 SH Tilburg, e-mail info@vision-digital.nl.

English summary

Who we are: Vision Digital (Chamber of Commerce number 71913823, Burgemeester Brokxlaan 1754, 5041 SH Tilburg) builds and runs an AI-CRM that lets businesses receive and answer customer messages, for example through Meta's WhatsApp Business Platform (Cloud API). Messenger and Instagram messaging apply only if a business connects them.
Roles: for messages sent to a business by its customers, the business is the controller and Vision Digital is the processor. For our own customers and website visitors, Vision Digital is the controller.
Data: phone number, WhatsApp profile name, message content and timestamps, details the sender shares, CRM status and notes, and business account data.
Purposes: to receive, show and answer messages, to draft AI replies, to provide and secure the service. We do not sell data, do not use it for advertising and do not use customer messages to train AI models. Data received through Meta APIs is used only to provide the service to the business.
Subprocessors: Meta, OpenAI, Supabase and Vercel. Data may be processed in the United States under Standard Contractual Clauses or the EU-US Data Privacy Framework.
Retention: while the business uses the CRM; deleted within 30 days after the contract ends, unless the law requires longer. Deletion requests are handled within 30 days.
Security: encrypted connections, login-protected CRM with an httpOnly session cookie, protected API routes, least-privilege access.
Your rights (GDPR): access, correction, deletion, restriction, objection, portability. You can complain to the Dutch Data Protection Authority (Autoriteit Persoonsgegevens).
Data deletion: email info@vision-digital.nl with the subject "Gegevens verwijderen" (Data deletion), state the phone number or account you used and the business you wrote to. We confirm, may ask you to verify your identity, delete your data within 30 days and confirm when done. Data we must keep by law is limited to what is required. Messages in your own WhatsApp app or at Meta must be deleted by you there. Instructions: https://vision-digital.nl/privacy#gegevens-verwijderen
Contact: info@vision-digital.nl